GERENCIANDO PROJETOS

GERENCIANDO PROJETOS

Um projeto é um conjunto de atividades inter-relacionadas que, normalmente, envolve um grupo de pessoas trabalhando juntas em uma tarefa contínua, por um período definido, normalmente de um a dezoito meses.  O ciclo de vida de um projeto típico se compõe de quatro fases: planejamento, alocação, implementação e encerramento.

As tarefas e as atividades principais de cada fase têm uma certa quantidade de superposição. Por exemplo, a fase de planejamento frequentemente começa com valores estimados para o orçamento e com uma data prevista de conclusão do projeto. Se o gestor entrar na fase de alocação e começar a preencher o plano do projeto, ele vai querer alterar essas estimativas de orçamento e programação com valores muito mais específicos.

PLANEJAMENTO

O primeiro passo é descobrir o projeto real. Algumas perguntas podem ajudar o gestor a descobrir o núcleo do projeto:

• Qual a necessidade real ou o propósito do que estamos tentando fazer?
• O que levou as pessoas a achar que isso era um problema que exigia uma solução?
• Quem tem interesse na solução ou no resultado?
• Quais são as diferenças entre as diversas metas das partes interessadas no projeto?
• Que critérios serão usados para que este projeto possa ser considerado um sucesso?

O segundo passo é a identificação dos stakeholders (partes interessadas). Um stakeholder é qualquer pessoa que tenha direitos ou interesses no resultado do projeto. Colaboradores, clientes, gerentes, acionistas, todos são stakeholders. Eles são as pessoas que julgarão o sucesso ou o fracasso do projeto.

Assim que o gestor tiver identificado os stakeholders, ele deve solicitar dos mesmos que definam com exatidão o que significa para eles o sucesso do projeto. Ao descobrir o que cada um dos stakeholders considera como sucesso do projeto, o gestor deve ter cuidado para não se comprometer demais. 

O terceiro passo é o estabelecimento dos objetivos. O sucesso do projeto dependerá de até que ponto o gestor conseguirá atingir seus objetivos. Quanto mais explícitos forem os objetivos no início, tanto menos discordância haverá no final quanto a se eles foram atingidos. No entanto, na fase de planejamento muita coisa está ainda em andamento. Devemos revisar os objetivos à medida que colhemos informações a respeito do que precisa alcançar.

É fundamental que o gestor mantenha os stakeholders informados sobre qualquer mudança nos objetivos do projeto, além de informar-lhes quais serão as conseqüências dessas mudanças, em termos de tempo, custo e qualidade. 

ALOCAÇÃO

Tem início com uma avaliação das habilidades que o projeto requer. Essa avaliação é resultado direto da estruturação de divisão do trabalho feita no planejamento. Em função desta avaliação, talvez a equipe não tenha algumas dessas habilidades. Assim sendo, talvez seja necessário recrutar as pessoas que as têm.

Com a equipe formada, analisar o plano com eles, com a maior riqueza de detalhes possível. É importante fazer todos falarem sobre suas habilidades e permitir que o grupo atribua tarefas.

Após a formação da equipe, é preciso fazer a programação. Programar é o problema clássico de todos os projetos e também o tipo de problema que todo gestor tem de estar apto a resolver.

Os dois métodos geralmente utilizados para elaborar projetos, gráficos de Gantt e fluxogramas, são projetados para seguir o Método do Caminho Crítico (Critical Path Method – CPM) ou a técnica de Avaliação e Revisão de Desempenho (Performance Evaluation and Review Technique – PERT).  

Outro ponto importante é a elaboração do orçamento. O orçamento não é apenas uma lista de todos os custos para executar o projeto, mas é também uma demonstração de que os benefícios do projeto justificam seus custos. Para levantar os custos de um projeto, é necessário subdividi-lo nas seguintes categorias: pessoal, viagem, treinamento, suprimentos, espaço, pesquisa e qualidade.

IMPLEMENTAÇÃO

À medida que o projeto avança, o gestor poderá se ver pressionado a mudar seu custo, prazo e objetivo. A mudança não deve ser necessariamente abraçada ou rejeitada, mas deve ser reconhecida, e então ser acomodada ou evitada, dependendo do que for melhor para o projeto. O gestor deve certificar-se de que, quando as partes interessadas solicitarem alguma mudança no projeto, elas sejam informadas de como elas aumentarão o custo, o prazo e/ou qualidade.

É importante que exista um sistema para monitorar e controlar o projeto. Qualquer sistema de controle deve ser capaz de: focar no que é importante, permitir ação corretiva e enfatizar respostas a tempo.

ENCERRAMENTO

A fase final no ciclo de vida de um projeto é a fase de encerramento, na qual é finalizado o trabalho e avaliado o projeto. Será vantajoso que os membros da equipe exponham seus questionamentos, a fim de que possam usufruir os benefícios das lições aprendidas.

Sucesso.!

Nino Ricardo Meireles
ninomeireles@nrm.pro.br

 

Nino Ricardo Meireles, é consultor de Segurança Empresarial, palestrante especializado em Segurança e professor universitário.